Automatisera administrationen

Räknestycket först

Innan något annat: ta reda på om det ni tänkt på är värt pengar. Det tar fem minuter och det sparar ibland femtio tusen.

Minuter per gång × gånger per år ÷ 60 × timkostnad.

Ett exempel som är vanligare än man tror. Någon lägger tjugo minuter i veckan på att sammanställa en rapport. Det känns som mycket, för det stör varje fredag. Men det blir sjutton timmar om året, och sjutton timmar bär inte ett bygge på fyrtio tusen kronor — det tar flera år att räkna hem.

Ett annat: fyra personer lägger vardera en timme om dagen på att skriva offerter och kundsvar från början. Det är över tvåtusen timmar om året. Där behöver bygget inte vara särskilt bra för att betala sig — det räcker att det tar bort en tredjedel.

Skillnaden mellan de två exemplen är inte tekniken. Den är helt och hållet volym, och det är den enda variabeln som avgör. Det är därför jag frågar «hur ofta?» innan jag frågar «vad?».

Fyra som lönar sig

1. Förstautkast till återkommande texter. Offerter, standardsvar, avtalsutkast, annonser, protokoll. Det tunga är sällan att skriva — det är att komma igång. Ett utkast som är sjuttio procent rätt tar bort den tröskeln helt, och underlaget finns redan i det ni skrivit förut. Kvalitetskontrollen är dessutom enkel: någon läser innan det går ut.

2. Sammanställningar ur data ni redan har. Månadsrapporten, veckouppföljningen, underlaget till styrelsen. Om siffrorna finns men någon lägger halva dagen på att sätta ihop dem är det en halv dag som går att få tillbaka varje månad. Villkoret är att datan är i hyfsat skick — se nästa avsnitt.

3. Sortering av det som kommer in. Mejl, formulär, felanmälningar, ärenden. Att rätt sak hamnar hos rätt person med en sammanfattning överst är ofta den största tidsvinsten i hela verksamheten, särskilt där flera personer läser samma inkorg och alla börjar om från början. Mer om den delen här.

4. Kunskap som sitter i huvudet på två personer. Det «alla vet» men ingen skrivit ned: varför något görs på ett visst sätt, vad man gör när kunden frågar det där, vilken leverantör som gäller för vad. Att göra det sökbart är sällan någons favoritsyssla, och det är en av få saker där tekniken gör ett omöjligt arbete överkomligt i stället för bara snabbare. Det är också den sak som skyddar er när någon slutar.

Tre som inte gör det

Det som händer sällan. Årsredovisningen, den där ansökan, upphandlingen vart tredje år. Även om varje tillfälle tar tre dagar blir totalen liten, och förarbetet med att beskriva hur det ska gå till kostar mer än det sparar.

Det där varje fall är unikt. Om undantagen är regeln blir beskrivningen av undantagen längre än arbetet man ville slippa. Ett bra test: kan ni beskriva hur uppgiften görs på en A4 utan att skriva «det beror på» mer än två gånger?

Det som kräver ett omdöme någon måste stå för. Bedömningar om personal, priser i förhandling, beslut med rättsliga följder. Tekniken kan förbereda underlaget — det är ofta väldigt användbart — men beslutet ska ha en människa bakom sig, både för att det blir bättre och för att någon ska kunna svara för det efteråt.

Och en fjärde, som egentligen inte är administration alls: när datan inte finns. Den vanligaste orsaken till att ett projekt blir dyrare än planerat är inte tekniken utan att underlaget ligger i tolv kalkylblad med olika namnstandard. Då är städningen hela jobbet, och det ska stå i offerten.

Det vanligaste misstaget

Att börja med det som irriterar mest i stället för det som kostar mest tid.

De sammanfaller nästan aldrig. Det som irriterar är ofta något som händer en gång i månaden, tar en halvtimme och känns onödigt. Det som kostar är något som görs varje dag, av flera personer, och som ingen längre reflekterar över eftersom det alltid varit så.

Det är därför jag i uppdrag inte frågar «vad skulle ni vilja automatisera». Den frågan ger irritationslistan. Jag frågar i stället: vad gjorde du i förrgår som du gjort femtio gånger förut? Den frågan ger tidslistan, och de två listorna ser sällan lika ut.

Var ni börjar på måndag

Utan att köpa något: be tre personer föra en enkel logg i en vecka. Vad de gjorde, ungefär hur länge, och om de gjort det förut. Inga verktyg, ett papper räcker.

Efter en vecka har ni något som nästan inget företag har: en faktisk bild av var tiden går, i stället för en känsla. Räkna sedan på de tre största posterna med formeln längst upp.

Ofta räcker det för att avgöra själva om ni behöver hjälp. Ibland visar det att svaret är en halvdags utbildning och inget bygge alls — och det är ett fullt hederligt utfall som jag rekommenderar ofta.

Det viktigaste

Om du bara tar med dig en sak: frekvens slår komplexitet.

En enkel uppgift som görs femhundra gånger om året är nästan alltid mer värd att ta itu med än en komplicerad som görs fem gånger — även om den komplicerade är roligare att lösa och den ni först tänkte på.

Hur ett avgränsat bygge går till, vad det brukar kosta och hur det lämnas över står på sidan om AI-automatisering.

Mvh Mikael GlännströmVälmåendecoach, författare och pappa till två