Vad gör en AI-konsult?

Vad det inte är

Titeln «AI-konsult» säger ingenting, eftersom alla använder den. Under samma skylt ryms forskare som tränar modeller, utvecklare som bygger integrationer, säljare som paketerar om någon annans produkt och personer som höll på med digitalisering i fjol och bytte ord.

Så låt mig först säga vad jag inte gör, eftersom det tar bort de vanligaste missförstånden i första samtalet.

Jag tränar inga modeller. Det gör knappt någon, och de som gör det arbetar på företag med forskningsavdelningar. Det som ett litet eller medelstort företag behöver finns redan färdigt att använda; frågan är vad ni ska använda det till.

Jag installerar sällan något nytt. De flesta verksamheter jag kommer till betalar redan för verktyg med AI-funktioner inbakade. Den billigaste förbättringen som finns är att någon visar vad det som redan är betalt faktiskt gör.

Jag levererar inte en framtidsspaning. Presentationen om vad som kommer att vara möjligt om tre år är gratis att göra och värdelös att äga. Det som är värt pengar är en lista på vad ni ska göra i vilken ordning, med det tråkiga kvar.

Fyra veckor i ett uppdrag

Så här ser ett ganska typiskt uppdrag ut hos ett företag med tjugo till femtio anställda. Tiderna varierar, men ordningen gör det sällan.

Vecka ett: ta reda på var tiden går. Jag sitter med, ställer frågor och ber folk beskriva sin vecka. Inte cheferna först — de som gör arbetet. Den viktigaste frågan är sällan «vad skulle ni vilja automatisera» utan «vad gjorde du i förrgår som du gjort femtio gånger förut». Nästan alltid dyker det upp minst en sak som ingen tänkt på som ett problem eftersom den alltid varit så.

Vecka två: välja bort. Det här är den del som avgör om uppdraget blir bra. Efter kartläggningen finns det alltid tio till tjugo saker som skulle gå att göra. Att göra alla är omöjligt och att göra dem i fel ordning är dyrt. Urvalet handlar om tre frågor: hur mycket tid det sparar, hur ofta det händer, och hur illa det blir om lösningen gör fel. Det som sparar mycket tid men gör allvarlig skada när det blir fel hamnar längre ned i listan än man tror. Resultatet är en AI-strategi — vilket är ett stort ord för en prioriterad lista med kostnader och ett beslut.

Vecka tre: bygga det första. Ett avgränsat bygge, inte en plattform. Ofta något som hade kunnat beskrivas i en mening: «alla inkommande förfrågningar sammanfattas och läggs i rätt mapp med ett utkast till svar». Det är sällan tekniskt svårt. Det som tar tid är att få det att fungera med de system ni redan har och de undantag som er verksamhet är full av.

Vecka fyra: utbildning och överlämning. Här faller de flesta uppdrag, och det är därför den här delen är den jag lägger mest omsorg på. En lösning som ingen förstår varför den finns används i tre veckor. Utbildningen handlar mindre om knapptryckningar än om vad tekniken är dålig på, hur man ser att den har fel, och vad man gör då. Mer om hur en sådan halvdag bör läggas upp.

Och sedan en månad senare. Uppföljningen ingår alltid, för det är först då man får veta vad som faktiskt används. Det är nästan aldrig exakt det man trodde, och den informationen är ofta mer värd än hela kartläggningen.

Vad ni ska ha i handen när det är klart

Ett uppdrag ska lämna efter sig saker som fungerar utan konsulten. Konkret betyder det fyra ting:

Ett beslutsunderlag, inte en presentation. Ett dokument som säger vad som ska göras, i vilken ordning, vad det kostar och vad ni får ut. Sådant man kan lägga fram för en styrelse eller läsa om ett halvår och fortfarande förstå.

Minst en sak som fungerar. Något ni använder på riktigt, inte en demo. Om uppdraget slutar utan att något förändrats i vardagen har det misslyckats, oavsett hur bra dokumentet var.

Personal som kan använda det. Och som vet var gränsen går för vad de får lägga in i verktyget.

Skrivna regler. En kort AI-policy som säger vad som får läggas in var, vem som ansvarar och vad som gäller enligt GDPR och AI-förordningen. Två sidor räcker nästan alltid.

Vad som skiljer en bra konsult från en dålig

Efter att själv ha suttit på båda sidor av bordet är det här de tecken jag litar på.

Den som är bra frågar mer än hen berättar i första mötet. Den som är dålig har med sig en lösning innan hen hört problemet.

Den som är bra säger nej ibland. Ungefär en gång av fem slutar mina första samtal med att jag säger att det inte är värt pengarna hos er. Om en konsult aldrig avråder från något är hen inte rådgivare utan säljare.

Den som är bra pratar om vad som händer när det blir fel. All den här tekniken har fel ibland, med stor säkerhet i rösten. En konsult som inte tar upp det på eget initiativ har antingen inte tänkt på det eller valt att inte nämna det, och båda är illa.

Den som är bra vill göra sig onödig. Målet ska vara att ni klarar er själva efteråt. Byråmodellen belönar motsatsen, och det är värt att vara medveten om vilken av de två affärsmodellerna ni köper av.

När ni inte behöver någon

Fyra ganska tydliga tecken på att ni ska spara pengarna:

Ni har någon internt som är intresserad, har tid och får bestämma. Då är en halvdags utbildning för hela gruppen en mycket bättre affär än ett uppdrag. Det säger jag ofta, och det är fortfarande sant.

Verksamheten är för liten för att det ska räknas hem. Sparar en automatisering tjugo minuter i veckan tar det år att betala tillbaka 15 000 kr. Räkna innan ni köper — det tar fem minuter.

Grundproblemet är inte tekniskt. Otydliga processer, en pågående omorganisation eller att ingen har mandat att bestämma. AI ovanpå ett oklart arbetssätt gör det oklara snabbare, inte bättre.

Ni vet inte varför ni frågar. Om skälet är att en kund eller en styrelseledamot sagt att ni «borde göra något med AI» är första steget att ta reda på vad de menar, inte att köpa ett uppdrag.

Det viktigaste

Om du bara tar med dig en sak: arbetet är mindre tekniskt än det låter och mer organisatoriskt än man önskar.

Den svåraste delen av mitt jobb är inte att bygga något. Det är att välja bort nio saker av tio och sedan få den tionde att överleva kontakten med en vanlig arbetsvecka. En konsult som bara pratar om det första har inte gjort det tillräckligt många gånger.

Vad det kostar står i en egen text: Vad kostar en AI-konsult?

Mvh Mikael GlännströmVälmåendecoach, författare och pappa till två